Bagaimana Dokumen Pengganti Jika Seaman Book Hilang?
Bagaimana Dokumen Pengganti Jika Seaman Book – Seaman Book adalah dokumen penting bagi setiap pelaut, baik yang bekerja di kapal niaga maupun kapal pesiar. Namun, kondisi di lapangan kadang tidak terduga—dokumen bisa hilang, rusak, atau tercecer saat berada di luar negeri. Jika hal ini terjadi, Anda harus segera mengurus dokumen penggantinya agar tetap bisa bekerja dan melakukan proses crew change tanpa hambatan. Berikut panduan lengkap yang perlu Anda ketahui.
1. Segera Buat Surat Kehilangan dari Kepolisian
Langkah pertama ketika Seaman Book hilang adalah membuat Surat Keterangan Kehilangan.
- Jika Anda berada di Indonesia → langsung ke kantor polisi terdekat.
- Jika Anda berada di luar negeri → minta laporan kehilangan dari polisi setempat atau security kapal, kemudian minta legalisasi dari agen atau kantor perwakilan Indonesia (KBRI/KJRI).
Surat kehilangan ini menjadi syarat utama untuk membuat Seaman Book pengganti.
2. Siapkan Dokumen-Dokumen Pendukung
Untuk mengurus penggantinya, Anda perlu menyiapkan beberapa dokumen pendukung. Biasanya mencakup:
- Fotokopi KTP dan KK
- Paspor
- Sertifikat BST atau sertifikat pelaut lainnya
- Pas foto terbaru
- Surat keterangan perusahaan/agency (jika di minta)
- Surat kehilangan dari polisi
Simpan dokumen-dokumen ini dalam bentuk digital untuk memudahkan proses pengajuan, terutama jika Anda sedang berada di luar negeri.
3. Mengajukan Permohonan Penggantian di KSOP
Permohonan penggantian Seaman Book di lakukan di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) terdekat.
Ada dua kemungkinan mekanisme:
a. Pengajuan Online
Beberapa KSOP sudah memiliki sistem pendaftaran online. Anda tinggal mengunggah dokumen, mengisi formulir, dan menunggu jadwal verifikasi.
b. Datang Langsung ke Loket Pelayanan
Jika belum tersedia sistem online, Anda harus datang langsung dengan membawa seluruh dokumen asli untuk pemeriksaan.
Di sini petugas akan mencocokkan data, memeriksa riwayat pelayaran, dan memastikan bahwa kehilangan tersebut valid.
4. Proses Verifikasi dan Penerbitan Buku Pengganti
Setelah verifikasi, Anda akan di minta melakukan pembayaran sesuai tarif PNBP.
KSOP kemudian akan menerbitkan Seaman Book Pengganti dengan nomor baru atau mencantumkan tanda bahwa dokumen tersebut adalah edisi pengganti.
Waktu proses umumnya 3–7 hari kerja, namun dapat berbeda antar kantor KSOP.
5. Tips Agar Tidak Mengulang Kejadian Serupa
Untuk menghindari kehilangan kembali, lakukan langkah-langkah berikut:
- Simpan Seaman Book di tempat aman dan tahan air.
- Buat scan digital dalam format PDF.
- Gunakan loker khusus di kapal untuk menyimpan dokumen asli.
- Jangan membawa dokumen saat turun ke darat kecuali di perlukan.
Jika Seaman Book hilang, Anda tetap bisa mendapatkan dokumen pengganti asalkan mengikuti prosedur yang benar: buat surat kehilangan, siapkan dokumen pendukung, ajukan permohonan ke KSOP, dan lakukan verifikasi. Dengan mengikuti proses ini, dokumen Anda akan kembali aman dan status Anda sebagai pelaut tetap terlindungi secara legal.
Di sinilah peran CV. Amanah Rukun Barokah sangat penting. Kami hadir untuk memberikan solusi yang tepat dan memudahkan pengurusan buku Pelaut kalian.